Transformar las necesidades en soluciones: Entrevista a Julia Belmar, Jefa de Producto en Pepiln Latam

En el miércoles de líderes entrevistamos a Julia Belmar, Jefa del Área de Producto en Pepiln, quien desempeña un papel crucial al acompañar al cliente en el levantamiento funcional de su requerimiento o necesidad específica.

Para ello, trabaja de manera estrecha con el equipo funcional y el equipo de diseño, asegurándose de entender a fondo las necesidades de los clientes. Juntos, formulan las preguntas necesarias para captar completamente las problemáticas presentadas.

En su rol de liderazgo, Julia se asegura de que todas las soluciones propuestas sean efectivas y alineadas con las expectativas del cliente. Su objetivo es asegurar la entrega de productos de alta calidad.

En la entrevista de hoy, nos comparte su valiosa experiencia en Pepiln, detallando los desafíos que enfrenta en cada proyecto. Además, ofrece consejos y perspectivas esenciales para aquellos que trabajan en entornos ágiles como Jefe de Producto. Con su amplia trayectoria y su enfoque en la resolución de problemáticas específicas de los clientes, nos brindó una visión profunda sobre su rol y las competencias necesarias para sobresalir en esta área. ¡No se lo pierdan! 🍿

📌Cuéntanos sobre tu experiencia en gestión de productos y algún proyecto exitoso para el área de producto 📈

Mi experiencia en gestión de productos incluye la participación en varios proyectos en Pepiln, desde el levantamiento de un nuevo sistema a la mejora e integración de otros. Uno de los más destacados fue el análisis para el cliente FID Seguros. Ellos necesitaban levantar un flujo de cotizaciones entre distintos corredores. 

El desafío estuvo en que tenían varias reglas de negocios y manejaban varios corredores a la vez, por ello necesitaban una infraestructura interna,  un sistema para usuarios internos, ejecutivos de la empresa, y también, una interfase externa para que los corredores pudieran ingresar sus cotizaciones y transacciones. 

En este proyecto, trabajamos estrechamente con cliente, en particular con la Subgerente de excelencia operacional quien tenía la expertis del negocio y aportó un conocimiento profundo y valioso. Juntos realizamos un levantamiento exhaustivo de sus necesidades y las diversas reglas de negocio que aplicaban. El feedback recibido fue muy positivo, destacando nuestra capacidad para satisfacer las expectativas del área de producto.

Iniciación de un proyecto

¿Cómo abordas el levantamiento de requerimientos funcionales desde la primera reunión hasta su definición completa?

Para abordar el levantamiento de requerimientos funcionales desde la primera reunión hasta su definición completa, aplicamos la metodologías ágiles, en este caso el marco Scrum, que tiene sus diferentes aplicaciones y asegura una comunicación efectiva con el cliente desde la primera reunión.

Hacemos un ordenamiento inicial de todos los requerimientos de todo lo que necesita y si bien este ordenamiento siempre se puede cambiar, lo hacemos para partir. En base a esa priorización vamos guiando las siguientes reuniones.  

Durante el proceso, iteramos continuamente sobre las especificaciones iniciales. Comenzamos con una primera iteración o esbozo de los requerimientos, que luego refinamos y detallamos progresivamente conforme avanzamos en el entendimiento del proyecto y las necesidades del cliente. Esto nos permite ajustar y adaptar los requisitos a medida que se desarrolla un mejor entendimiento y se identifican nuevos detalles y requisitos adicionales.

Además, mantenemos una comunicación constante con todo el equipo y  el cliente a lo largo del proceso de levantamiento de requerimientos. 

¿Qué técnicas y herramientas utilizas para entender y gestionar las necesidades y expectativas del cliente?

Para entender y gestionar las necesidades y expectativas del cliente, utilizamos una combinación de técnicas y herramientas que facilitan una comunicación efectiva y una comprensión profunda de los requisitos del proyecto tanto con el cliente como con el equipo. 

Utilizamos la herramienta Jira, que nos permite construir y tener las historias de usuario. También nos permite tener un seguimiento de lo que hacemos en un sprint de trabajo, lo que va quedando en el backlog. 🗒️

Otra herramienta de apoyo interno es Miro 🎨para gestionar tareas pendientes, organizar reuniones y colaborar en tiempo real con el equipo y el cliente. Facilita la creación de diagramas, y estructurar las ideas durante el levantamiento de requerimientos.

Al combinar estas técnicas y herramientas, logramos entender de manera integral las necesidades del cliente y gestionar sus expectativas a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto. 

Gestión de expectativas y cambios

¿Cómo manejas los cambios de requerimientos una vez que el proyecto está en marcha sin afectar negativamente el proyecto?

Manejar los cambios de requerimientos una vez que el proyecto está en marcha es muy complejo y un desafío que requiere una gestión cuidadosa y efectiva para minimizar impactos negativos en el proyecto. La clave reside en la comunicación a tiempo.💥

Todo depende de la etapa en la que comunique el cambio el cliente. A veces todavía está en la etapa de análisis y no en construcción. Esto implica revisar el backlog del proyecto y priorizar los cambios de acuerdo a su importancia y urgencia. Es fundamental mantener una alineación clara con el cliente sobre qué cambios son viables dentro de los límites del proyecto y cuáles pueden requerir ajustes significativos.

El cliente no tiene que saber que tan complejo es un cambio, por eso es fundamental mantener siempre la comunicación. Esto puede implicar explicar la complejidad de ciertos cambios y cómo podrían afectar el desarrollo y los plazos, y pueden generar un impacto negativo. A veces, los cambios pueden ser incorporados como mejoras o ajustes en el backlog, asegurando que se consideren para futuras iteraciones del producto.

🫶 Colocar los cambios en el backlog como mejoras planificadas muestra al cliente que sus sugerencias son valoradas y se consideran para futuras actualizaciones, lo que refuerza la colaboración y la confianza.

¿Cómo gestionas las expectativas del cliente cuando sus necesidades no pueden ser cumplidas exactamente como desean?

Gestionar las expectativas del cliente cuando sus necesidades no pueden ser cumplidas exactamente como desean es un desafío que requiere una comunicación efectiva y una gestión cuidadosa. 

De todas formas el cliente siempre conoce su proceso, nunca está alejado de la realidad. Pero puede suceder y hay que tenerlo presente. Mantener la comunicación es lo principal. 

¿En qué relación se da esta dinámica, en qué proporción se da que los clientes pidan un cambio ?

La dinámica de cambios solicitados por los clientes generalmente se da en forma de mejoras incrementales más que de cambios radicales. En la mayoría de los casos, los clientes necesitan ajustes o adiciones menores que mejoran el producto existente sin requerir modificaciones significativas en su estructura o funcionalidad principal.

Aunque no es muy frecuente que los clientes pidan cambios, es importante estar preparados para esta eventualidad. 

Si el cliente se equivoca en sus requerimientos o necesita un ajuste después de la implementación, generalmente esto afecta un sprint o un corto período de tiempo, como una semana, en lugar de causar retrasos de varios meses. Evaluamos y priorizamos cada solicitud de cambio para asegurarnos de que se alinee con los objetivos generales del proyecto y se pueda integrar sin causar retrasos importantes.

Alineación y comunicación del equipo ⚡

¿Cómo te aseguras de que todo el equipo esté alineado con los requerimientos funcionales establecidos?

Para asegurarme de que todo el equipo esté alineado con los requerimientos funcionales establecidos, utilizo una comunicación constante y efectiva. La metodología Scrum contempla un backlog que debe ser conocido por todo el equipo, lo que hace que cada integrante conozca su priorización. 

Durante las instancias de planning, detallamos y priorizamos los requerimientos, asegurándonos de que cada miembro del equipo entienda claramente lo que se espera. Estas reuniones permiten que todos los participantes aporten sus perspectivas y comprendan el contexto y la importancia de cada tarea.

¿Cómo gestionas la comunicación y el feedback continuo con el cliente durante todo el ciclo de vida del proyecto?

Para gestionar la comunicación y el feedback continuo con el cliente durante todo el ciclo de vida del proyecto, nos aseguramos de que el equipo del cliente esté comprometido en varias instancias clave.

Involucramos a los clientes en las ceremonias de planificación y revisión del proyecto, donde ellos pueden estar presentes y participar activamente. Estas reuniones permiten que el cliente vea el progreso del proyecto, entienda las funcionalidades que se están implementando y, si es necesario, ajuste prioridades. Este contacto regular asegura que cualquier cambio necesario se pueda discutir y acordar de inmediato, manteniendo la flexibilidad y la alineación con sus expectativas.

Adicionalmente, mantenemos reuniones semanales para revisar el avance del proyecto. Durante estas reuniones, presentamos las funcionalidades que se han desarrollado, y también comunicamos los riesgos potenciales y abordamos cualquier gestión administrativa que sea necesaria. 

Estrategias y mejores prácticas

¿Cuáles son tus tres reglas de oro como Jefa de Producto?

💻Yo pensaría que una reunión semanal con cliente debe ser si o si, porque el cliente necesita tener comunicación y saber lo que se está haciendo y a veces él se pierde en el día a día debido a que ve muchas otras cosas, entonces en esas instancias yo le permito aterrizar para que pueda tomar buenas decisiones.

🕰️Otra regla de oro son las Dailys de trabajo, sobre todo en equipos en donde se trabaja 100% remoto como es el caso de Pepiln, ya que son las instancias que tenemos para reforzar la comunicación del equipo y apoyar en caso de que se presente un bloqueo, problema o solo fluir la colaboración.

💌 Por último, considero que enviar informes vía correo, siempre es bueno tener un respaldo de los acuerdos vía correo para tener confirmación o alinear criterios.

¿Cuál crees que es la etapa más compleja del desarrollo de un proyecto y por qué?

Considero que la etapa más compleja del desarrollo de un proyecto es el inicio, especialmente al partir con un proyecto nuevo. En esta fase inicial, enfrentamos varios desafíos porque hay que levantar mucha información, hay que armar todo de cero, desde que lenguaje, herramientas e infraestructura vamos a utilizar. 

Una vez que el proyecto ya está funcionando, después de las primeras entregas, en los incrementales todo comienza a fluir mejor. 

¿Qué consejo le darías a alguien que está incursionando en este rol de Jefe de producto que te hubiera gustado saber antes?

Yo creo que el comunicar 🗞️, quizás he sido majadera en la entrevista, pero el comunicar es muy importante. Quizás yo no lo hacía mucho al inicio, pero nunca está demás volver a repetir, aunque la metodología Scrum sin ser muy repetitivas como tiene ceremonias marcadas te permite generar la instancia para llegar a acuerdo para cambiar la planificación, pero es la idea, que seamos ágiles y que reaccionemos a los cambios que tiene toda industria, pero siempre priorizando la comunicación.

Por ello un consejo fundamental que le daría a alguien que está incursionando en el rol de gestión de productos es enfocarse en la comunicación constante y efectiva en todas las direcciones. 

Otro consejo que daría es preocuparse por el bienestar y la dinámica de trabajo del equipo interno💪, la célula de trabajo, ¿Cómo está funcionando? porque si bien la idea es que los equipos sean ágiles y autogestionados hay que acompañarlos y estar ahí para las dudas que tengan, no es solo entregar un requerimiento, sino que ir retroalimentando al equipo mutuamente, porque ellos tienen el conocimiento técnico que a veces uno no logra plasmar en un documento como la historia de usuario, entonces para mi es vital tener esa abertura de comunicación para poder accionar y así también comunicar a cliente el nuevo escenario para encontrar una alternativa.

En resumen, mi consejo sería enfocarse en la comunicación constante y efectiva✨, cuidar del equipo y sus dinámicas de trabajo, y siempre ofrecer opciones claras y bien fundamentadas al cliente. Estas prácticas no solo fortalecen la relación con los clientes (stakeholders), sino que también contribuyen significativamente al éxito y la efectividad en la gestión de productos.

📹 Revisa el extracto de esta valiosa entrevista

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